10 giải pháp tốt nhất tiết kiệm chi phí cho không gian văn phòng của bạn

Bạn là chủ doanh nghiệp đang muốn giảm thiểu chi phí cho không gian văn phòng làm việc của mình nhưng không biết giải pháp tiết kiệm chi phí nào là tốt và khả thi nhất? Đừng quá lo lắng, bài viết dưới đây sẽ gợi ý 10 biện pháp tiết kiệm, giải pháp tối ưu hóa không gian văn phòng làm việc cho Quý doanh nghiệp.

1. Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo

Văn phòng ảo ra đời như là một trong những biện pháp tối ưu nhất hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng. Hơn nữa, văn phòng ảo còn hỗ trợ quý doanh nghiệp có được địa chỉ kinh doanh hợp pháp để giao dịch, tiếp khách, nhận thư từ, bưu phẩm với mức giá phải chăng. Loại hình này đặc biệt phù hợp với những startup trẻ, doanh nghiệp có cơ cấu vốn yếu hoặc số lượng nhân viên ít ỏi.

2. Tiết kiệm chi phí văn phòng

Tuy các chi phí liên quan đến vật dụng văn phòng như giấy, bút, mực in, vật tư, tem thư, phong bì thư, … là một khoản phí không đáng kể. Tuy nhiên, sẽ làm tiêu hao ngân sách của công ty lớn rất nhiều khi được mua với số lượng lớn. Do đó, việc chuyển đổi các thủ tục hành chính lên máy tính để có thể quản lý và lưu trữ thông tin tốt hơn là biện pháp giảm thiểu chi phí vận hành cũng như bắt kịp xu hướng công nghệ 4.0 của doanh nghiệp.

3. Đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên

Việc trả cho nhân viên một khoản phí hỗ trợ bảo hiểm giúp doanh nghiệp tạo nên động lực và độ tin tưởng của nhân viên đối với thương hiệu công ty. Ngoài ra còn hạn chế các chi phí sử dụng công cụ như phí bảo hiểm, xăng xe, bảo dưỡng, phí khấu hao, …

4. Áp dụng công nghệ 4.0 vào kinh doanh

Sử dụng những ứng dụng giao tiếp từ nhà đến chỗ làm để hỗ trợ chủ doanh nghiệp giảm tối thiểu phí thuê văn phòng ảo như là sự khuyến khích. Hơn nữa, việc áp dụng những thanh toán trực tuyến, phần mềm quản lý bán hàng, và phần mềm tự động hóa những công việc hàng ngày sẽ giúp quý doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách về nhân lực và giảm thiểu chi phí vận hành của các trang thiết bị hỗ trợ. Ngoài ra, nâng cao phong thái chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

5. Đơn giản hóa bộ máy doanh nghiệp

Tuy rằng việc phân bổ nguồn lực cho nhiều phòng ban khác nhau là một bộ máy quản trị có tính chiến lược và khoa học. Nhưng để có cho mình một lượng chi phí trả lương cho nhân viên thấp thì việc tối ưu hóa các vị trí trưởng phòng của một phòng ban như là phương pháp giúp doanh nghiệp có tính trách nhiệm pháp lý cao hơn đồng thời tiết kiệm ngân sách.

6. Quản lý chi phí quảng cáo

Vai trò của quảng cáo trong hoạt động sản xuất kinh doanh là không thể làm ngơ được đặc biệt là đối với chủ doanh nghiệp nhỏ. Nhưng chi phí bỏ ra để duy trì cho các chiến dịch quảng cáo trực tuyến, sự kiện, và truyền thống là cực kỳ đắt đỏ. Vì thế, một sự tính toán kỹ lưỡng về khoản phí đầu tư tùy thuộc vào mô hình kinh doanh là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực thi nhất.

7. Lập chiến lược phát triển hệ thống khách hàng theo nguyên lý Pareto

Mặc dù, 80% lợi nhuận của doanh nghiệp đến từ 20% khách hàng trung thành. Thực tại doanh nghiệp hiện nay đều đã đi ngược lại với nguyên lý này bằng cách chi nhiều phí để tìm kiếm 80% khách hàng nhưng doanh thu ròng thì chỉ được 20%. Do đó, việc chú trọng vào lượng khách hàng trung thành thay vì khách hàng chung là một biện pháp giảm thiểu phí vận hành các hoạt động quảng cáo.

8. Trực tiếp giao sản phẩm đến cho khách hàng từ chi nhánh chính

Đưa tận tay về sản phẩm của doanh nghiệp đến tay khách hàng không những tạo nên sự tin tưởng về dịch vụ giao hàng tận nhà mà còn giải quyết được các vấn đề liên quan đến chi phí hàng tồn kho. Từ đó, thực hiện theo giải pháp này hỗ trợ quý doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận đồng thời tiết kiệm thời gian giải quyết vấn đề hàng tồn kho.

9. Thực hiện thủ tục đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả

Thực tế rằng có nhiều thủ tục xử lý rủi ro không có nghĩa là trách nhiệm pháp lý của nó cao. Từ đây, việc nâng cao hiệu quả năng suất làm việc cũng như giảm thiểu những chi phí vận hành thừa thải như là một yếu tố giảm tối đa chi phí văn phòng. Doanh nghiệp thực hiện điều này bằng cách đặt ra những câu hỏi nghi vấn về độ hiệu quả của một quy trình cụ thể trong từng phòng ban.

10. Mua hoặc thuê tòa nhà dư diện tích

Việc thuê tòa nhà dư diện tích để doanh nghiệp cho thuê lại nhằm mục đích hỗ trợ vào phần vốn đã trả cho các chi phí thuê không gian văn phòng làm việc khác. Hơn nữa, trợ giúp doanh nghiệp với vai trò như là một tài sản hợp pháp.

Bài viết trên đã lý giải được 10 giải pháp hỗ trợ quý doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng làm việc tốt nhất và có tính áp dụng vào tùy loại mô hình kinh doanh cao nhất. Đồng thời đưa ra những biện pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành trong quá trình thuê không gian văn phòng làm việc hữu hiệu nhất.

Xem thêm: Top 5 công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín tốt nhất tại Hà Nội