Nếu bạn cần thuê một không gian để tổ chức một cuộc họp cho công ty, việc lựa chọn một phòng họp tốt rất quan trọng cho tiến trình thực hiện công việc hiệu quả. Rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn của bạn. Tuy nhiên, hãy chú ý 5 lưu ý quan trọng dưới đây khi bạn đang chọn thuê phòng họp theo giờ.
Vị trí
Tất
cả các thành viên tham dự cuộc họp phải di chuyển từ nhà đến chỗ họp, bạn nên để
ý đến địa điểm. Vì nó có thể ảnh hưởng đến việc di chuyển của mọi người như
phương tiện, tình trạng giao thông, hay việc tìm kiếm. Nếu bạn tìm được một vị
trí vô cùng thuận tiện di chuyển đến và không gặp rắc rối nào thì đó là một vị
trí rất tốt cho bạn lựa chọn một phòng họp. Vị trí lý tưởng nhất là thuê phòng họp tại Quận 1. Bạn cũng có thể ưu tiên có những tiệm
cà phê hoặc phòng gym bên cạnh chẳng hạn để khách hàng hoặc nhân viên cảm thấy
vui vẻ và thoải mái.
Giá cả
Giá
cả là yếu tố quan trọng nhất đến việc chi trả trong kinh doanh của bạn. Nếu bạn
tốn quá nhiều tiền bạc vào việc thuê một phòng họp, bạn có thể phải đấu tranh
trong việc chi trả những chi phí khác và sẽ giảm chất lượng yếu tố khác. Hoặc nếu
bỏ ra quá ít, thì hiệu quả cuộc họp của bạn có thể bị giảm sút và mọi người sẽ
không hoàn thành hết khả năng.
Điều
bạn cần làm là đo lường số tiền bạn sẽ bỏ ra cho việc thuê phòng họp, tần suất
bạn cần thuê trong một tháng hoặc một tuần để có một kế hoạch chi tiêu hiệu quả.
Để tránh tình trạng bị hắt giá hay bị lừa, bạn hãy tham khảo giá thị trường và
so sánh các lựa chọn để có một thương lượng thỏa hiệp với bên cho thuê. Hãy chắc
chắn số tiền bạn bỏ ra thuê là xứng đáng.
Kích thước
Tất
nhiên là 2 yếu tố được nêu ở trên là vị trí và giá cả sẽ ảnh hưởng đến kích cỡ
mà bạn muốn thuê, nhưng đây không phải là yếu tố quyết định vì hiện nay có rất
nhiều nơi cho thuê dịch vụ phòng họp và họ cũng đáp ứng đa dạng kích thước
phòng họp mà bạn muốn thuê. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn hoặc khách hàng cần
kích thước bàn lớn hơn hay không gian lớn hơn thì bạn có thể góp ý với bên cho
thuê để phù hợp với hoàn cảnh của bạn.
Bạn
sẽ cảm thấy khó chịu khi họp trong một phòng họp chật chội và tất nhiên sự chật
hẹp này sẽ dẫn đến giảm sút chất lượng cuộc họp. Một tiêu chí chuẩn để lựa chọn
kích thước phòng họp đó là 2 mét vuông trên một người, kích thước phòng họp còn
phụ thuộc đến số lượng người tham gia. Hãy tìm một nơi thật thoải mái dành cho
tất cả mọi người.
Cơ sở vật chất
Đây là một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp, tiến
trình triển khai cuộc hợp sẽ cần rất nhiều sự hỗ trợ từ công cụ ở phòng họp như
máy chiếu, wifi, tốc độ,. Chất lượng và sự tin tưởng từ dịch vụ là một vấn đề
được ưu tiên, bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi các dịch vụ và cơ sở vật chất đi kèm
thật hoàn hảo. Số tiền bạn chi trả cho việc thuê một phòng họp là hoàn toàn xứng
đáng để thu được những kết quả tốt.
Bạn sẽ nhận thấy sự cần thiết của các dịch vụ đi kèm này thật sự khi bạn
gặp một vài rắc rối về bưu chính hay giấy tờ hoặc gọi điện cho khách hàng. Nếu
bạn bỏ thêm chút chi phí để sở hữu một phòng họp có cơ cở vật chất tốt thì đó
là một điều có ích vì bạn có thể tạo sự hài lòng cho khách hàng tuyệt đối với sự
chu đáo của bạn.
Phong cách
Mỗi chủ đề trong mọi cuộc họp đều sẽ khác nhau, và tất nhiên một phong
cách không gian thì không thể phù hợp với tất cả mọi chủ đề. Các bên cung cấp
thường thiết kế những gam màu và nội thất phù hợp với sự trang nghiêm, nghiêm
túc của phòng họp nhất. Có đa dạng cách sắp xếp bàn ghế tùy theo phong cách
khác phong cách khác nhau, bạn muốn phòng họp cổ điển, sang trọng, tinh tế hay
tối giản. Hãy lựa chọn phòng hợp với phong cách của công ty bạn nhất.
Nếu bạn muốn khẳng định thương hiệu hoặc bảo vệ văn hóa công ty dù ở bất
cứ hoàn cảnh nào, hãy căn nhắc thật kĩ trước khi ra quyết định, một phòng họp
phù hợp với văn hóa công ty sẽ giúp bạn lưu dấu ấn mạnh mẽ trong lòn khách
hàng.
Trên đây là những lưu ý bạn cần ưu tiên khi đang chọn thuê phòng họp. Hy
vọng những lưu ý này sẽ giúp bạn tìm được một phòng họp như ý muốn và hài lòng
với khách hàng hoặc nhân viên trong công ty.
Nhận xét
Đăng nhận xét