Tại sao văn phòng ảo lại đang là xu thế?

 Với hơn 90% là doanh nghiệp vừa và nhỏ, 70% dân số dưới 35 tuổi đây là môi trường thuận lợi để mô hình văn phòng ảo phát triển. Thêm vào đó, tác động của cuộc khủng hoảng COVID-19 khiến tài chính không ổn định, những  doanh nghiệp này vốn đã gặp khó khăn trong việc địa chỉ công ty không thuận lợi, chi phí thuê văn phòng quá cao, nay lại còn chịu tác động kinh tế từ đợt khủng hoảng này. Chính những điều này là tiền đề để mô hình văn phòng ảo trở thành xu hướng.

Dịch vụ văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (hay Virtual Office) là một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Chính vì thế, người thuê có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần phải đến công ty.

Hiểu một cách đơn giản hơn, khi bạn đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bạn sẽ được cung cấp một địa chỉ kinh doanh hợp pháp. Điều này rất thuận tiện cho việc xây dựng thương hiệu và tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp bởi những nhà cung cấp dịch vụ thường tọa lạc ở những cửa ngõ chiến lược trong trung tâm thành phố với các tuyến đường sầm uất, tòa nhà hạng A. Bên cạnh đó, bạn còn nhận được nhiều tiện ích đi kèm như nhân viên lễ tân, số điện thoại, số fax, trang web, e-mail, phòng họp,...

Xu hướng văn phòng ảo được đông đảo startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty nước ngoài lựa chọn

Văn phòng ảo mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tiết kiệm chi phí: 

Dịch vụ văn phòng ảo hướng đến đối tượng khách hàng chính là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới, startup. Điểm chung của những doanh nghiệp này là muốn tối thiểu hóa chi phí. Và văn phòng ảo hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu này. 

Tiết kiệm chi phí tối đa

Chi phí thuê mặt bằng, đầu tư trang bị thiết bị, bảo trì bảo dưỡng hay loại chi phí khác nảy sinh trong quá trình vận hành như điện, nước, văn phòng phẩm, phí an ninh, vệ sinh… sẽ không còn là vấn đề. Với mức giá trung bình của thị trường hiện nay chỉ từ 9.900/giờ cho một văn phòng ảo, nó rõ ràng chỉ bằng 1/10 so với chi phí thuê một văn phòng truyền thống.

Tối ưu nhân sự:

Nhân sự là một bộ phận không thể thiếu, nó đóng vai trò vô cùng quan trọng dẫn đến thành công của nhiều doanh nghiệp. Thực tế, đối với startup hay những doanh nghiệp nhỏ một số bộ phận chưa thật sự cần thiết và việc duy trì những bộ phận này sẽ rất tốn kém. Câu hỏi đặt ra là làm sao để vừa tiết kiệm chi phí tối đa vừa duy trì được các bộ phận này? 

Câu trả lời đơn giản nhất là văn phòng ảo, khi bạn sử dụng dịch vụ này lễ tân của nhà cung cấp sẽ trở thành của bạn. Các công việc như tiếp nhận thư/ bưu phẩm, tiếp nhận các cuộc gọi, thư từ hay fax đều được thực hiện một cách nghiêm túc bởi các nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, thông thạo ngoại ngữ, thân thiện và tận tâm.

Nhân sự được tối ưu hóa

Xây dựng hình ảnh công ty:

Xây dựng thương hiệu là việc không hề dễ dàng, nhất là đối với những “lính mới” cùng cái ví mỏng. Để đảm bảo xây dựng thương hiệu thành công, ngay từ lúc bắt đầu, doanh nghiệp cần bắt tay ngay vào xây dựng thương hiệu từ những việc đơn giản nhất như việc lựa chọn vị trí văn phòng. 

Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp

Điều này sẽ bớt khó khăn khi bạn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bạn được cung cấp một địa chỉ kinh doanh hợp pháp, nằm ở trung tâm thành phố hoặc là những tòa nhà hạng A cao cấp có giao thông thuận tiện như các khu vực Quận 1, Quận Bình Thạnh, Thủ Đức. Các bạn được sử dụng miễn phí khu vực tiếp khách chung không phải tại một mà là trên toàn bộ hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ. Điều này có nghĩa là việc gặp gỡ đối tác sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Địa chỉ kinh doanh đắc địa: 

Bất kể một doanh nghiệp nào cũng muốn có một địa chỉ công ty đẹp, nằm ở vị trí đắc địa trong trung tâm thành phố. Tuy nhiên, để có được những vị trí này, số tiền phải bỏ ra là không hề nhỏ. 

Việc xin giấy phép, đăng ký kinh doanh tại trung tâm thành phố sẽ không còn vấn đề nữa. Với một địa chỉ tại văn phòng ảo, các doanh nghiệp mới, startup có thể hoàn tất các thủ tục đăng ký kinh doanh đơn giản, nhanh chóng. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ, mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng,…  Bên cạnh đó, họ còn hỗ trợ một số thủ tục pháp lý giúp công việc kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Địa chỉ đăng ký kinh doanh đắc địa

Mỗi đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ cung cấp những gói dịch vụ riêng với mức giá vô cùng cạnh tranh. Sự đa dạng, linh hoạt và tính tiết kiệm tối đa của văn phòng ảo giúp doanh nghiệp sở hữu không gian sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc. Chính những yếu tố này đã khiến văn phòng trở thành xu hướng như hiện nay.